כאשר אנחנו מתכננים אירוע שמצריך חלל סגור וסביבה נוחה ללמידה, כמו כנס או פעילות עבור סטודנטים או תלמידים, הפתרון הנוח ביותר הוא למצוא כיתה להשכרה. אך רבים לא מודעים לכל מה שכרוך בהשכרה של חלל לימודי – אז לפני שאתם ניגשים אל התהליך, חשוב שתבצעו מחקר על הנושא ותצטיידו בכמה שיותר ידע, שיוביל אתכם לבחירת כיתה להשכרה שתתאים לצרכים שלכם ותשרת את המטרה לשמה היא מושכרת. במאמר זה נספר לכם כל מה שצריך לדעת על השכרת כיתה, מה כדאי לדעת וממה להיזהר.
מה צריך לברר לפני שבוחרים כיתה להשכרה?
כחלק מההכנות לקראת אירוע, כנס או פעילות שאתם מארגנים, תצטרכו לבצע מחקר מעמיק לגבי אפשרויות של חללים להשכרה. מומלץ מאוד לקחת בחשבון את הקטגוריות הבאות לפני שאתם חותמים על השכרת החלל:
גודל הכיתה
בראש ובראשונה, חשוב לוודא כי אתם בוחרים כיתה להשכרה בגודל שרלוונטי עבור הפעילות שאתם מתכננים בה. במידה ותלמידים או סטודנטים רבים יקחו חלק בפעילות שאתם מתכננים בתוך הכיתה, חשוב לוודא מראש שהיא מסוגלת להכיל את הכמות המיועדת לה, באופן שיהיה נוח ומרווח לכולם. במידה ואתם מתכננים פעילות שדורשת תזוזה בתוך החדר, ולאו דווקא ישיבה לצד שולחן – ציינו זאת בפני החברה ממנו תשכירו את הכיתה, כדי שיוכלו להתאים לכם חלל שיענה על הצרכים שלכם ויאפשר פעילות נעימה ונוחה לכולם.
ציוד נלווה לכיתה
כשאנחנו שוכרים חלל למטרות לימודיות, לכנסים או אירועים שדורשים ישיבה ממושכת, חשוב לקחת בחשבון את הציוד הנלווה לכיתה שתשכרו. ישנן כיתות או חללים להשכרה שיגיעו מאובזרים ומרוהטים עבורכם, אך בכל מקרה חשוב לברר זאת מול החברה שמשכירה את החלל. בררו לגבי ציוד נלווה שרלוונטי לפעילות המתוכננת בכיתה, לדוגמא כיסאות, שולחנות, פינות ישיבה, אפשרות חיבור ל-ZOOM, מסך, מקרן וכדומה. בתיאום מראש עם חברת ההשכרה תוכלו כנראה להביא ציוד נוסף משלכם אל תוך החלל – אבל חשוב שתבררו את זה מבעוד מועד בשביל למנוע אי נעימויות.
כיתה להשכרה בלוקיישן אטרקטיבי
דבר נוסף שכדאי לברר מראש לפני שבוחרים כיתות להשכרה הוא מיקום הכיתה עצמה. וודאו כי כל המשתתפים בפעילות שאתם מתכננים נמצאים בקרבת לוקיישן הכיתה, שהיא ממוקמת באזור מרכזי שיתאים לתלמידים או לסטודנטים להגיע אליו, שיש תחבורה ציבורית נוחה אל מיקום הכיתה וכולי. עניין זה מהותי שכן זמני ההגעה אל הכיתה ישפיעו על כמות המשתתפים שיגיעו אל הפעילות שלכם.
כיתה להשכרה נקייה ואסתטית
לניקיון ואסתטיקה כללית ישנה השפעה גדולה על האווירה שתיווצר במהלך הפעילות או הכנס שלכם. לפני שאתם בוחרים כיתה, וודאו כי החלל נקי, נעים ואסתטי. וודאו עם חברה ההשכרה באם האחריות לניקיון לאחר הפעילות שלכם תהיה עליכם או האם תסופק עבורכם חברת ניקיון שתחזיר את החלל לקדמותו אחרי עזיבתכם.
וודאו כי ניתן לשכור אותה לטווח הרצוי
ישנן חברות המאפשרות השכרת כיתות עבור סדנאות, כנסים או אירועים לימודיים לפי שעה, או לי יום – אך במידה והאירוע שאתם מתכננים אמור להתפרס על יותר מיום אחד, חשוב שתבררו עם הספק שהחלל שאתם בוחרים עבור האירוע פנוי להשכרה לטווח קצת יותר ארוך. רוב החברות שמתעסקות בתחום לא יקשו על העניין, אך חשוב לציין זאת מראש, בעיקר אם מדובר בסדרה של סדנאות למשל שמצריכה את אותו החלל למשך מספר ימים או שבועות.
לסיכום
בחירת חלל להשכרה צריכה להתבצע לאחר בדיקה מקיפה של כלל המעטפת המוצאת לכם על ידי החברה ממנו תשכירו אותה. וודאו כי גודל הכיתה תואם את מספר המשתתפים, שהחלל מאובזר לצרכים שלכם, שהוא נקי ונעים, ממוקם בלוקיישן מרכזי ונוח להגעה.
